Als je zelf in actie komt, organiseer het dan goed. Let voor je aan de slag gaat op de volgende punten. Vragen? Mail ons gerust.
Tijdstip
Een actie plan je niet op maandagochtend. Prik dus een goede datum. Bijvoorbeeld rond Wereld Aids Dag op 1 december. In deze periode besteden de media altijd veel aandacht aan de aidsproblematiek. Ook nationale feestdagen, zoals koninginnedag, valentijnsdag, Oud en Nieuw zijn dagen die zich lenen voor een actie. De laatste schooldagen voor de kerst - of zomervakantie zijn ook zeer geschikt.
Organisatie
Probeer de taken over een aantal mensen te verdelen. Zo is het handig om mensen bij de deur of in de garderobe te plaatsen, de catering te laten verzorgen en te laten helpen bij het opruimen. Maar beperk je; hoe meer mensen, hoe meer je moet organiseren. Zorg er in ieder geval voor dat er één contactpersoon is, die ook eindverantwoordelijkheid heeft. Maak vooraf een goede planning.
Schrijf je actie in bij STOP AIDS NOW!
Blijf binnen je budget
Niet onbelangrijk: kijk vooraf goed hoeveel geld je te besteden hebt en maak dan een overzicht van de te verwachten uitgaven. Misschien kunnen bepaalde kosten worden gesponsord door bedrijven uit de buurt? Jouw actie moet natuurlijk wel iets opleveren.
Laat je sponsoren
Als je iets moet huren of kopen voor je actie, vraag bedrijven dan om korting. Als tegenprestatie kun je bijvoorbeeld gratis entreebewijzen of een vermelding in een programmaboekje aanbieden. Bedrijven kunnen ook in natura sponsoren. Zo valt er misschien een gratis zaal of gratis catering te regelen. Voor vragen over sponsoring kun je ons mailen.
Promotie
Jouw actie is pas geslaagd als de mensen komen en je geld inzamelt voor de aidsbestrijding. Dus zorg ervoor dat iedereen weet dat er iets gaat gebeuren. Enkele tips:
- maak je boodschap kort en helder
- informeer of wij promotiemateriaal voor je hebben
- vertel het voort, mond-op-mondreclame werkt altijd
- nodig de mensen uit via post of e-mail
- hang posters op in openbare gelegenheden
- deel flyers uit
Hier vind je hulpmiddelen om je eigen poster te maken.
Pers
De plaatselijke pers moet natuurlijk op de hoogte zijn van je evenement. Dat doe je via een kort persbericht. Je bericht maakt meer kans op plaatsing als het nieuwswaarde heeft. Bijvoorbeeld door te vermelden dat er een bekende Nederlander of een regionale bekendheid optreedt. Controleer altijd of je persbericht is aangekomen door even na te bellen. Hier vind je een voorbeeldpersbericht.
Na afloop
Schrijf iedereen die heeft meegeholpen een bedankbrief, per post of per mail.
Maak de opbrengst over op giro 60.30.90 van STOP AIDS NOW!
Vermeld je naam en het registratienummer dat je vooraf van ons hebt gekregen.
Doe dit in ieder geval binnen zes weken na je actie. Je krijgt dan een bevestiging van ontvangst van STOP AIDS NOW! Die kun je zelfs meesturen met je bedankbrief, zodat iedereen weet wat het resultaat is van jouw actie.
Tot slot: maak foto’s van het evenement en stuur ze naar STOP AIDS NOW! We kunnen ze plaatsen in nieuwsbrieven of op de website. Ook handig voor als je een volgende actie wilt organiseren.
